Hij installeert zich uitgebreid op de gemakkelijke bank met een grote cappucino, inspecteert eens goed de onbekende ruimte en kijkt me dan met een tevreden glimlach aan. ‘Zo, ik zit, een goede die me weg krijgt’ straalt hij uit. Ik glimlach terug en vraag, “Vertel, waar wilde je het over hebben met me?”

Hij neemt een slok, weegt zijn woorden af en zegt dan voorzichtig: “Ik kom nergens aan toe, het is te druk, ik heb gewoon veel te veel werk. Het is water naar de zee dragen denk ik steeds meer. Ik heb de hele tijd het gevoel dat ik achter alle feiten aanloop. En dan krijg ik nog kritiek ook, terwijl ik zeker 60 uur per week werk! En dat wordt niet echt uitbetaald natuurlijk, ‘het hoort bij je verantwoordelijkheid’ zeggen ze dan?!” Hij kijkt me verontwaardigd aan.

Ik knik hem begripvol toe terwijl ik zeg: “Dat lijkt me heel stressvol en een rot gevoel geven. En heb je dat gevoel dat het teveel is alleen op het werk, of heb je dat ook thuis of …?”. Hij denkt even na en zegt dan peinzend: “Nou, vroeger was het alleen op het werk eigenlijk, maar omdat ik nu veel thuiswerk merk ik wel dat ik thuis ook tekortschiet, ik doe bijvoorbeeld amper nog wat met de kinderen. Geen tijd.” Hij valt even stil en kijkt naar beneden. “Hmmm, dat had ik me nog niet zo gerealiseerd,” zegt hij dan peinzend.

“Om met je mee te kunnen denken, kun je me eens vertellen hoe je thuiswerkdag eruitziet, of een werkdag op kantoor?” vraag ik. Hij steekt van wal en als hij klaar is na 10 minuten kijkt hij me triomfantelijk aan. “Ik weet zeker dat ik nog veel ben vergeten hoor,” zegt hij. Ik gooi mijn handen lachend in de lucht en roep: “Geen wonder dat je niets afkrijgt?! Als ik het hoor word ik al moe. Het lijkt me echt veel te veel voor 1 persoon? Wat zegt je chef hiervan?”

Hij knippert met zijn ogen en zegt dan boos: “Die is laatst boos geworden omdat de deadlines niet gehaald zijn. Ik heb me uit de naad gewerkt en toch was het niet goed genoeg. Ik heb avonden doorgehaald en wat krijg je dan te horen ‘We vonden het rapport maar matig. We verwachten volgende week een aangepast, beter rapport.’ En toen knapte er iets in me en ben ik naar huis gegaan. Thuis ben ik op de bank neergeploft met een fles whisky naast me. Toen mijn vrouw dat zag zei ze: “En nu ga je naar een coach, ik ben het zat. En hier ben ik dan.” Hij imiteert een toost met een whisky glas en zegt, een beetje ironisch “Proost, op je hulp”. Ik toost fictief terug, terwijl ik vrolijk zeg, “Slimme move, zullen we gelijk de koe bij de horens pakken en kijken hoe we je lichter, en vooral minder, kunnen laten werken?”

We zetten eerst alle projecten en werkzaamheden die hij doet op een rij. Dan maken we een overzicht van alles dat bij zijn takenpakket hoort, en daarnaast de tijd die het hem kost per week. Daarna maken we een lijst van de dingen die hij doet die eigenlijk niet bij zijn werk horen en de tijd die dat kost.

Beide lijsten zijn bijna net zo lang en kosten alle twee evenveel tijd. Het komt neer op 76 uur per week. Hij kijkt me verbijsterd aan, zucht, en vraagt dan: “Hoe nu verder, dit kan toch niemand?” “Nee,” zeg ik, “Dat lijkt me voor niemand haalbaar… Wat zou jij een collega adviseren met deze werklast?”

Hij kijkt me verrast aan en is even stil. “Ik zou hem adviseren de lijstjes te laten zien aan de baas. En dan te kijken wie er dingen van hem kan overnemen want zo heb je in notime een burnout,” zegt hij dan. Ik kijk hem veelbetekenend aan. Hij zegt met een scheve grijns, “Ik plan morgen gelijk een afspraak met mijn chef in.”

“Ah,” zeg ik dan, “hoho: welke dingen op de twee lijsten geven je energie en welke dingen wil je liever niet meer doen?” terwijl ik hem een gele (voor de leuke dingen) en rode (voor de vervelende klusjes) markeerstift geef. Hij gaat aan de gang. Veel dingen op de lijst die hij doet naast zijn eigenlijke werk vindt hij helemaal niet leuk, op drie projecten na.

Ik kijk eens kritisch naar de lijst. “Okay, als je je eigen taak hebt met deze drie dingen erbij zit je goed qua uren en ben je happy met je taken.” Hij knikt. Ik vervolg: “Dus ik kan me voorstellen dat dat je inzet wordt in het gesprek: dit is wat je wilt blijven doen en de rode klussen kunnen aan iemand anders worden overgedragen die nog uren over heeft.” “Niemand heeft uren over,” zegt hij dan gelijk. “Ah, maar daarvoor is de baas de baas: hij moet dan maar beslissen wat er met die projecten gaat gebeuren. Of ze wel of niet doorgaan of uitgesteld worden, of er iemand voor wordt ingehuurd….,” zeg ik ferm. Hij knikt opgelucht, daar kan hij zich in vinden.

Dan zegt hij aarzelend: “Weet je, ik had misschien gewoon ‘nee’ moeten zeggen als ik weer een extra taak erbij kreeg. Maar dat vind ik lastig.” “Dat is ook lastig,” zeg ik, “maar het is professioneel om in die gevallen het volgende te zeggen tegen je baas: ‘Dit is wat ik kan en moet doen qua uren deze week. Jij wilt dat ik dit project nu ga doen. Dat gaat me denk ik 20 uur kosten, dus wat kan ik laten vallen of uitstellen?’ Hoe zou jij het vinden als een medewerker dat tegen jou als je de baas was zou zeggen?”

Hij kijkt me verrast aan en zegt dan peinzend: “Ja, fijn denk ik, want dan kan ik beter afwegen of het inderdaad gelijk moet gebeuren en nog eens bedenken wat er als eerste feitelijk gedaan moet worden. En eventueel iets door iemand anders laten doen.” Ik knik bevestigend en zeg met een knipoog, “als je dit doet bij extra dingen die je ineens op je bordje krijgt, ben je eigenlijk alleen maar super professioneel bezig.” “En ben ik geen afvoerputje meer, want dat gevoel kreeg ik wel steeds meer,” zegt hij met een enorme grijns.

Een paar dagen krijg ik een telefoontje. Hij had een goed gesprek gehad met zijn baas die zich niet had gerealiseerd hoeveel extra werk er ongemerkt op zijn bordje had gelegen. Zijn baas had gelijk een aantal (rode!) projecten aan iemand anders gegeven, en de werklast was nu goed behapbaar, met vooral leuke dingen! En, meldt hij enthousiast, ze hadden afgesproken elke twee maanden even kort elkaar bij te praten over hoe het ging. Zodat het niet weer kon gebeuren. “Blij?”, vraag ik aan het eind. “Yep, helemaal blij,” antwoordt hij, “had ik veel eerder moeten doen.” “De coaching of professioneel nee/ja zeggen als je als afvoerputje wordt gebruikt?”, vraag ik plagerig. “Allebei uiteraard,” zegt hij charmant terwijl we lachend ophangen.