Inbox onder controle

Ze werkt als HR-adviseur voor een specifieke groep monteurs. Voor ‘haar mannen’ loopt ze extra hard, alles moet goed en snel geregeld worden. Alleen is ze recent daardoor hard tegen een hele stevige muur aangelopen, het is ook zó druk geweest. En toen kon ze even helemaal niets meer, zelfs douchen was te veel vertelt ze. Haar manager heeft haar toen ziek gemeld want zij wilde eigenlijk doorgaan.

Nu, zes weken later, gaat het gelukkig beter. In een vorige sessie bespraken we hoe ze haar energie kan bewaken en aanvullen. Ze werkt alweer halve dagen. Ze vertelt: „Maandag was heel fijn, had ik echt een superwerkdag. Maar ik merk dat ik nog steeds heel erg leeg kan lopen qua energie. Gisteren moest ik van mezelf nog allerlei spoedjes doen en heb ik niet goed bij mezelf ingecheckt. En ook nog iets wezen drinken met een vriendin ’s avonds. En vanochtend merkte ik om 10 uur al dat het niet ging. Om 11 uur lag ik even op de bank, ik was totaal op.”

We praten over hoe lastig het is om nieuwe routines vast te houden. Zeker als je moe bent, val je snel terug in oude patronen. Ze knikt: „Als ik een mailtje binnenkrijg, dan wil ik daar gelijk snel op reageren. Dat zijn ze van me gewend. Maar daardoor kom ik niet toe aan mijn echte prioriteiten. Die doe ik dan in mijn vrije tijd, en dat wil ik niet meer. Ik ben er al iets beter in geworden, ik antwoord soms bewust een dag later.” Ik glimlach en zeg: „Top, goed gedaan!”

Ik leg uit dat tussendoor mails beantwoorden veel energie kost: je raakt immers steeds uit je focus. Wat zou ze vinden van een vaste autoreply, zoals: „Ik lees twee keer per dag mijn e-mail en probeer uw bericht binnen 48 uur te beantwoorden.” Ze denkt even na: „Ja, ik lees dat ook wel bij anderen en vind dat helemaal prima.”

Ze is stil en zegt dan: „Gek hé, dat ik dat zelf dan niet doe.” Dan, peinzend: „Ik ben denk ik bang voor de reacties, want ze zijn niet gewend even te moeten wachten op antwoord.” Ik stel haar gerust: „Daar zijn ze echt snel aan gewend, maak je geen zorgen.”

We spreken af dat ze ook dagelijks één of twee momenten blokt om mails te beantwoorden. Zodat ze de rest van de werktijd hopelijk meer haar handen vrij heeft om te werken aan die dingen die ze nu vaak in de avond moet doen.

Ik krijg na een week een appje. “Het gaat echt beter nu met de emails zo te beantwoorden, veel minder stress en overwerk.” Met een happy smiley.

Ik stuur een happy smiley terug .

Deze column is ook verschenen in de Baarnsche Courant van 14 oktober 2025.